Arkivverket gir kommunene klar beskjed om å rydde opp

Viktige dokumenter slettes eller blir liggende i gamle datasystemer som ingen har oversikt over lenger. Gamle papirarkiver mugner i kjellere og uegnede lokaler. Dette er blant de mest alvorlige funnene Arkivverket avdekket i fjorårets tilsyn. På én skole gikk for eksempel alle vitnemål og vurderingsnotater tapt da skolen byttet fagsystem.

– Dessverre er ikke dette enkelthendelser. Vi finner denne typen svikt hvert år, sier riksarkivar Inga Bolstad.

Et annet alvorlig funn er at store mengder dokumenter ikke registreres i løpende, åpne journaler. – Dette gjør det vanskelig for pressen å få innsyn i hva som faktisk skjer og besluttes i det offentlige. Det er en trussel mot demokratiet vårt. Samtidig gjør dårlig arkivering det vanskelig for ansatte i offentlig sektor å gjøre jobben sin, understreker Bolstad.

Nordmørposten har sett på resultatet fra tilsynet for nordmørskommunene:

Rot i Gjemnes

I Gjemnes ble det slått fast at kommunen manglet oppdatert arkivplan og klare linjer for hvem som har ansvar. Arkivverket pekte på at dette særlig gjaldt dokumentasjon innen skole, barnehage og helse. Kommunen fikk frist til å oppdatere planene, lage bedre oversikt over arkivene og sikre at rettighetsdokumentasjon ikke kan forsvinne.

Averøy med gamle planer

På Averøy fant Arkivverket at arkivplanen var utdatert og ikke ble brukt aktivt. Kommunen manglet rutiner for periodisering av arkiv og for hvordan dokumenter lagres i prosjekthotell. Oversiktene over arkiver var ufullstendige, og samarbeidsløsninger med andre kommuner var dårlig beskrevet. Arkivverket slo fast at dette måtte på plass for å hindre at viktig dokumentasjon blir borte.

Sunndal måtte rydde

I Sunndal avdekket Arkivverket at arkivplanen fortsatt inneholdt gamle rutiner for ePhorte, selv om kommunen hadde tatt i bruk Public 360. Kommunen ble pålagt å kartlegge alle systemer, både aktive og avsluttede, og å etablere rutiner for elektronisk dokumentbehandling. Rapporten viste til at manglende oversikt gjør at dokumentasjon kan gå tapt dersom systemer legges ned.

Aure med manglende styring

I Aure ble det slått fast at kommunen ikke hadde en helhetlig arkivplan. Ansvar og delegering var uklart dokumentert, og Arkivverket mente styringen ikke var god nok. Kommunen fikk pålegg om å lage rutiner for arkivarbeid ute i fagenhetene og bruke planverket aktivt i kontrollen av egne systemer.

Surnadal uten tydelig ansvar

I Surnadal ble kommunen kritisert for ikke å ha beskrevet godt nok hvem som har ansvar for arkivarbeidet. Arkivverket viste til at organisering, delegering og oppfølging ikke var dokumentert tydelig, noe som kan føre til at viktig dokumentasjon ikke blir tatt vare på.

Tingvoll måtte oppdatere

Tilsynet i Tingvoll viste at arkivplanen ikke var ferdigstilt og ikke ble brukt som styringsverktøy. Arkivverket påpekte at arkivansvarlig ikke ble involvert ved nye IT-systemer eller organisatoriske endringer, og at oversikten over arkivserier var mangelfull. Kommunen måtte oppdatere rutinene for alle fagsystem og få bedre kontroll.

Kristiansund og Smøla uten ferske tilsyn

For Kristiansund og Smøla foreligger det ingen nylige tilsynsrapporter fra Arkivverket. Det betyr ikke nødvendigvis at alt er i orden, men at de ikke er blant kommunene som har hatt kontroll i den siste perioden.

Nye regler fra nyttår

At det avdekkes feil og mangler er ikke uvanlig, understreker riksarkivaren. – Hver dag skapes enorme mengder dokumentasjon digitalt i forvaltningen. Samtidig sitter kommuner og stat på store mengder eldre digitale arkiver og papirarkiver som også må ivaretas. Dette er krevende å rydde opp i, men derfor er vi fornøyde med at regelverket nå er endret, sier Bolstad.

Den nye arkivloven ble vedtatt i vår og trer i kraft ved nyttår. Kultur- og likestillingsminister Lubna Jaffery peker på at loven er teknologinøytral og åpner for enklere løsninger for trygg dokumentforvaltning i fremtiden. – Vi trenger løsninger som tar vare på dokumentasjon på en sikker og automatisert måte. Det finnes ikke i dag, men med den nye loven blir det mulig, sier Bolstad.

Får mer muskler

En viktig endring er at Arkivverket får flere verktøy for å håndheve loven. Fra nyttår kan tilsynsmyndigheten ilegge tvangsmulkt, altså dagbøter, ved alvorlige brudd. – Dette understreker viktigheten av arkivplikten, sier Inga Bolstad.

Handler om folks rettigheter

Arkivverket minner om at dette ikke bare er et spørsmål om orden i hyller og datasystemer. Når vitnemål, barnehagepapirer eller dokumentasjon fra sosialtjenesten forsvinner, rammer det enkeltpersoner direkte. Påleggene til kommunene på Nordmøre handler derfor om mer enn byråkrati – de handler om innbyggernes rettigheter.

Arkivverket vil følge opp tilsynene, og kommunene må kunne vise til konkrete forbedringer når nye kontroller gjennomføres.

Kilder: