Kristiansund kommune får kritikk for utdatert økonomireglement og svak prosjektstyring

Kristiansund kommune får ros for mye – men også tydelig kritikk – i en ny revisjonsrapport som undersøker saksbehandling og kontroll i større investeringsprosjekter. Rapporten er bestilt av kontrollutvalget og gjennomført av Møre og Romsdal Revisjon SA.

Kommunen har i dag rundt 200 aktive investeringsprosjekter, og har i 2024 investert over 500 millioner kroner – tilsvarende over 21 000 kroner per innbygger. Det plasserer Kristiansund blant landets mest investeringsaktive kommuner, ifølge KOSTRA-tall fra SSB.

– Mangler oppdaterte rutiner

Revisjonen slår fast at kommunen har systemer og rutiner som i hovedsak fungerer godt. Samspillet mellom administrasjonen og de folkevalgte beskrives som velfungerende, og saksframleggene holder høy kvalitet. Men bak det positive hovedinntrykket skjuler det seg flere svakheter.

– Kommunen har ikke oppdaterte retningslinjer for styring av store investeringsprosjekter, og referanse- og styringsgrupper er dårlig forankret i økonomireglementet, heter det i rapporten.

Økonomireglementet som regulerer investeringsprosjekter stammer i hovedsak fra 2012. Arbeidet med revisjon er i gang, men manglene har allerede fått konsekvenser. Enkelte prosjekter har vært dårlig utredet, og kommunen har i noen tilfeller undervurdert risiko – blant annet når det gjelder forutsetninger for mva-kompensasjon og Husbank-finansiering.

– Trenger bedre verktøy i tidligfase

Flere enhetsledere og fagpersoner i kommunen peker på svakheter knyttet til planleggingsfasen i prosjektene – den såkalte konseptfasen.

– Det er her vi har mest å hente, sier en av enhetslederne som er intervjuet i revisjonen. – Uklare målgrupper, urealistiske forutsetninger og mangelfull risikoanalyse har gitt uheldige utfall i enkelte tidligere prosjekter.

I rapporten trekkes særlig prosjektet Skolegata 12–14 frem som eksempel, hvor kommunen i ettertid innså at forutsetningene for Husbank-støtte og mva-kompensasjon ikke ble innfridd. Også Konsul Johnsens gate 29, som skulle bli et borettslag for personer med utviklingshemming, måtte kanselleres på grunn av manglende finansiering hos målgruppen.

– Komplisert regelverk og høyt tempo

Kristiansund kommune oppgir at de håndterer prosjekter i svært ulike størrelser og fagområder, og at det ikke er hensiktsmessig med én felles prosjektmodell. Likevel anbefaler revisjonen at kommunen vurderer en felles metodikk, særlig for å sikre lik praksis i komplekse saker og overføring av erfaringer.

– Kommunen har høy kompetanse og gode verktøy, men mangler standardisering. Dette svekker styring og læring på tvers, heter det i rapporten.

Revisjonen trekker også frem at manglende kapasitet og høyt aktivitetsnivå gjør det vanskelig for kommunen å prioritere grundige utredninger og evalueringer.

– Gode rapporter, men svak bruk av kvalitetssystem

Revisorene fremhever kvartalsrapportene for investeringsprosjekter som et godt kontrolltiltak. Rapportene gir formannskap og bystyre oversikt over status og budsjettendringer i investeringsporteføljen.

Samtidig kritiseres kommunen for ikke å utnytte kvalitetssystemet Compilo godt nok. Systemet inneholder ikke oppdatert dokumentasjon om prosjektstyring, referansegrupper eller rutiner for saksbehandling. Dette gjør det vanskelig å sikre enhetlig praksis og god internkontroll.

Revisjonens anbefalinger:

Blant de viktigste anbefalingene i rapporten er:

• Oppdatere økonomireglementet og inkludere tydelige retningslinjer for investeringsprosjekter og bruk av styringsgrupper.

• Vurdere en felles prosjektmetodikk eller standardisere prinsipper og begreper på tvers av enheter.

• Forbedre bruken av Compilo som kvalitetssystem, særlig når det gjelder dokumentasjon og læring på tvers av prosjekter.

• Innføre månedlige investeringsrapporter i Stratsys for bedre oppfølging.

• Øke samhandling mellom prosjektmiljøer i eiendomsdrift og kommunalteknikk.

– Et godt grunnlag for forbedring

Rapporten ble overlevert 9. mai, og er resultatet av fire måneders arbeid med dokumentanalyse, intervjuer og spørreundersøkelse. Totalt ni ansatte i kommunen er intervjuet, og kunstig intelligens er brukt for å strukturere datagrunnlaget.

– Kristiansund kommune har mye på plass, men revisjonen gir også viktige innspill til hvordan systemene kan styrkes, sier revisor Terje Gundersen-Røvik i en kommentar til rapporten.

Kommunedirektøren har deltatt i faktasjekk og høring, og støtter hovedinnholdet i rapporten. Endelig behandling skjer i kontrollutvalget senere i mai.